10 Tips voor een Effectieve Vergadering!
12 Jul, 2013
Veel leden van de VvE kijken niet uit naar de jaarlijkse vergadering. Integendeel; voor de meesten is het een noodzakelijk kwaad. Zeker als de onderwerpen als ingewikkeld en saai worden ervaren. En als dan ook nog eens de sfeer gespannen kan zijn dan is er helemaal voldoende reden om de vergadering aan zich voorbij laten gaan.
Onvoldoende opkomst?
Volgens de meeste modelreglementen moet de vergadering aan een zogenaamd quorum vereiste voldoen. Dat betekent meestal dat minimaal de helft van de stemmen aanwezig moeten zijn. Is er minder dan de helft van de stemmen aanwezig, dan kan er niet rechtsgeldig vergaderd worden en moet een tweede vergadering uitgeschreven worden. En dat betekent weer extra tijd, energie en kosten...
De Tips voor een effectieve Vergadering
Ik maak onderscheid in tips voorafgaand aan de vergadering en tips tijdens de vergadering.
6 Tips in voorbereiding op de Vergadering
- Maak een duidelijke agenda, verstuur deze op tijd en voeg een toelichting aan de agenda toe zodat iedereen het belang van zijn/haar aanwezigheid begrijpt. De kans is dan groter dat hij of zij zal verschijnen;
- Houd er rekening mee dat op avonden waarop een belangrijke voetbalwedstrijd “live” wordt uitgezonden, mogelijk minder interesse in vergaderen is;
- Voeg alle relevante documenten (jaarstukken, begroting en dergelijke) toe en vraag om deze documenten voorafgaand aan de vergadering te bestuderen;
- Noem start- en eindtijd;
- Vraag om een ander lid (niet het Bestuur) te machtigen als men niet aanwezig kan zijn;
- Bereid de antwoorden voor op de voorafgaand aan de vergadering ingekomen vragen en lees die voor bij de behandeling van het agendapunt “ingekomen stukken en mededelingen”.
4 Tips voor in de Vergadering
- Houd je aan de tijden die je in de agenda hebt genoemd;
- Bewaar en bewaak de orde in de vergadering. Beperk je tot de geagendeerde onderwerpen, zorg dat iedereen het woord krijgt en vat samen;
- Zorg dat je niet gestoord wordt tijdens de vergadering;
- Vraag bij aanvang van de rondvraag wie er vragen heeft en kondig aan alleen die vraagstellers het woord te zullen geven. Hiermee wordt voorkomen dat er gaandeweg “O ja, dan heb ik ook nog een vraag..” momenten komen.
Agenda’s trekken
Als je VvE uit drie leden bestaat dan levert het naast elkaar leggen van de agenda’s nog niet zo’n probleem op maar als er veel leden zijn dan raad ik af om bij iedereen te informeren of zij aanwezig zullen zijn of niet. Het is beter om de leden van het belang van hun aanwezigheid te overtuigen. Met de vraag of iemand op een datum kan, open je de mogelijkheid om “nee” te zeggen, terwijl een tijdig aangekondigde vergadering met een goed toegelichte agenda een reden geeft om wél aanwezig te zijn.
Jouw tips verneem ik graag!
Misschien vind je dit ook interessant:
Meld je aan voor updates van dit blog
Je kunt je e-mailadres altijd weer uit ons bestand verwijderen.
Onze huisregels
