Waar Moet De VvE Op Letten Bij Uitbesteding Onderhoudswerkzaamheden?

13 Nov, 2013

Als bouwkundige en installatietechnische elementen onderhoud behoeven is het moment aangebroken om de onderhoudswerkzaamheden uit te besteden aan een aannemer. Het vinden van de juiste aannemer kan een complexe opgave zijn. Daarom is het van groot belang om hier voldoende tijd en aandacht in te steken om gezamenlijk tot een goed eindresultaat te komen. In dit artikel ga ik in op de zaken waar op gelet dient te worden en waarom dit van belang is.  

Aandachtspunten in het aanbestedingstraject

Het valt aan te raden om bij het aanbestedingstraject van onderhoudswerkzaamheden een onafhankelijk bouwkundig bureau in de arm te nemen. Zij weten exact welke specifieke handelingen nodig zijn om gebreken te verhelpen, kennen de marktpartijen en -prijzen en zijn als geen ander in staat om objectieve vergelijkingen te maken t.a.v. prijs en kwaliteit. Dit is een tijdrovende taak waar veel VvE’s geen tijd voor hebben. In het geval de VvE wel in staat is om hier voldoende tijd voor te reserveren dienen de volgende zaken in acht te worden genomen:

• Vraag bij (minstens) drie partijen een offerte aan;

• Selecteer hierbij bij voorkeur “totaalonderhoud” bedrijven zodat wordt voorkomen dat er extra opslagen worden gerekend over de prijzen van onderaannemers, met als resultaat een hoger offertebedrag;

• Laat de partijen een duidelijk gespecificeerde offerte opstellen zodat een goede vergelijking kan worden gemaakt (“appels met appels kunnen vergelijken”);

• Werkzaamheden dienen door de aannemer zoveel mogelijk te worden afgebakend met zo min mogelijk stelposten, zodat het risico op meerwerk kan worden beperkt;

• Let op de door de aannemer aangegeven garantiebepalingen, dit geeft zekerheid over de kwaliteit en duurzaamheid van het uitgevoerde werk;

• Zodra het werk aan een aannemer is gegund dienen er goede afspraken te worden gemaakt over de doorlooptijd van het werk, ijkmomenten t.a.v. kwaliteit en voortgang, betalingscondities en de te hanteren communicatiestructuur met het bestuur (en desnoods bewoners).  

Gevolgen voor kwaliteit en kosten

Het secuur in acht nemen van bovenstaande aandachtspunten levert grote voordelen op t.a.v. de kwaliteit van het uitgevoerde werk (duurzaamheid) en uiteindelijk de beheersing van onderhouds- en servicekosten. Als dit niet wordt gedaan ontstaat een onnodig risico op een inferieure uitvoeringskwaliteit van onderhoudswerkzaamheden, met kortere onderhoudscycli en hogere onderhoudskosten op langere termijn tot gevolg. Het spreekt voor zich dat dit zijn uitwerking heeft op de hoogte van de servicekosten. Aangezien deze situatie onwenselijk is valt met klem aan te raden voldoende tijd te steken in het aanbestedingstraject en bovengenoemde aandachtspunten in acht te nemen.

Hoe is bij jouw VvE omgegaan met de uitbesteding van onderhoudswerkzaamheden en welke uitwerking heeft dit gehad op de kwaliteit en de kosten?

Jos van Kranen

VvE Beheerder
www.keijzer-administratie.nl

Onze huisregels