Het Bestuur van een VvE

In de wat oudere modelreglementen van 1973 en 1983 wordt nog gesproken over een administrateur in plaats van bestuur maar er is geen verschil tussen de bevoegdheden, de taken en de plichten van een administrateur en een bestuur.

Volgens de wet benoemt de Vergadering van Eigenaren een bestuur dat bestaat uit één of meerdere personen. Het bestuur kan gekozen worden uit de leden maar het mag ook uit (deels) externe leden bestaan. Er zijn VvE's die alle taken en verantwoordelijkheden uitbesteden aan een VvE Beheerder, ander VvE's besteden alleen het technisch of financieel beheer uit waarbij het uit de leden gekozen bestuur als feitelijke bestuurder optreedt. Laatstgenoemde alternatief geniet in zijn algemeenheid de voorkeur. De professionele VvE Beheerder doet de gangbare en veel voorkomende dagelijkse (administratieve) werkzaamheden, terwijl er ook zorg is voor de interne belangen door iemand intern die weet wat er speelt onder de leden en die de algehele controle kan uitoefenen.

Waarom bestuur taken uitbesteden aan een VvE Beheerder?

Het uitvoeren van de bestuurlijke taken vraagt om bekwaamheid over veel verschillende disciplines. Zo moet het bestuur bekend zijn met de boekhouding, onroerende-, bouwkundige- en juridische zaken en verzekeringen.
Het bestuur moet ook optreden tegen eigenaars of gebruikers die de regels overtreden of tegen leden die de servicebijdragen niet tijdig voldoen. Dat laatste kan leiden tot het inschakelen van de deurwaarder en uiteindelijk zelfs tot gedwongen verkoop. Zulke onplezierige handelingen worden door menig bestuurder graag aan derden overgelaten.

Wat zijn de belangrijkste taken van het bestuur?

• het organiseren, uitschrijven en notuleren van de vergadering(en);
• (toezien op) het uitvoeren van de door de vergadering van eigenaren genomen besluiten;
• het opstellen van de balans, exploitatierekening van het afgelopen jaar en de begroting voor het komende jaar;
• het berekenen van de servicebijdragen aan de hand van de begroting;
• het incasseren van de servicebijdragen bij de leden;
• het namens de vereniging sluiten van overeenkomsten met bijvoorbeeld onderhoudsbedrijven;
• het afsluiten van de verplichte verzekeringen (opstal- en aansprakelijkheidsverzekering) en de eventuele aanvullende verzekeringen (bijvoorbeeld de bestuurdersaansprakelijkheid- en rechtsbijstandverzekering);
• het aan de notaris verstrekken van een opgave van de vordering van de VvE op de verkopende eigenaar en van de omvang van het reservefonds en het aandeel van de verkoper in dat reservefonds.

Twee voorzitters?

De functie van voorzitter van de vergadering is een andere dan de voorzitter van het bestuur. De primaire functie van de voorzitter van de vergadering is het voeren van de leiding over de vergadering. Hij/zij zorgt voor de structuur in de vergadering, zorgt dat iedereen die dat wenst aan het woord komt en bewaakt de voortgang. Beide functies kunnen, als er geen sprake is van een eenmansbestuur, door dezelfde persoon worden uitgevoerd.

Welke bevoegdheden heeft het bestuur?

De bevoegdheden van het bestuur zijn vastgelegd in de wet, in de akte van splitsing en in het splitsingsreglement. De overige bevoegdheden worden aan het bestuur verstrekt door de vergadering van eigenaars. Het bestuur heeft, wanneer spoed vereist is, ook zelfstandige bevoegdheden. Bijvoorbeeld bij lekkage of kortsluiting is acute actie noodzakelijk. Het bestuur kan dan zonder overleg, tot een in de splitsingsakte of door de vergadering bepaald bedrag, opdracht tot reparatie geven.
Los hiervan neemt het bestuur geen zelfstandige beslissingen. Het voert de besluiten van de vergadering van eigenaars uit en treedt dus op als algemeen vertegenwoordiger van de VvE.

Het bestuur wordt dus gevormd door één of meerdere bestuurders. Als het bestuur uit meerdere bestuursleden bestaat dan kan de VvE door elk bestuurslid tegenover derden vertegenwoordigd worden. De vergadering van eigenaren kan als hoogste orgaan het bestuur schorsen of ontslaan.

De aansprakelijkheid van het bestuur
Ondanks dat de vereniging de gezamenlijke eigenaars vertegenwoordigt, zien derden het bestuur meestal als het verantwoordelijke orgaan. Afspraken en overeenkomsten worden in de praktijk toch meestal gemaakt door één bestuurder. Maar eigenlijk voert het bestuur slechts de besluiten uit van de vergadering van eigenaren. Het bestuur is alleen bevoegd tot de grenzen die gesteld worden door de splitsingsakte en het splitsingsreglement en als het bestuur daarbinnen handelt dan moet de VvE zich aan die handelingen houden. Als dat leidt tot een aansprakelijkstelling door een derde, dan moet die gericht worden aan de vereniging en niet aan het bestuur.

Wanneer het bestuur buiten haar bevoegdheid heeft gehandeld dan hoeft de VvE zich daaraan niet te houden, tenzij de schijn werd gewekt dat de bestuurder wél bevoegd was. Bijvoorbeeld als de vereniging de betreffende handelingen heeft erkend door op grond van die handelingen verdere acties te ondernemen. Zo niet, dan kan de bestuurder aansprakelijk gesteld worden.

Wanneer de VvE door dit handelen schade lijdt dan is het denkbaar dat tegen het bestuur een actie wordt gestart op grond van wanprestatie of onrechtmatige daad. Omdat het om ingewikkelde juridische vraagstukken kan gaan waarmee grote bedragen gemoeid zijn is het aan te raden om een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering af te sluiten.
Een administratie- of makelaarskantoor heeft hiervoor een beroepsaansprakelijkheidsverzekering. Het valt aan te raden om te controleren of deze verzekering aanwezig is alvorens aan een kantoor het bestuur wordt toevertrouwd.

Eigen bankrekening

Voor de inning van de servicebijdragen en het doen van de betalingen aan derden wordt een bankrekening op naam van de VvE geopend. Hierdoor wordt het geld van de VvE afgezonderd van het vermogen van de bestuurder waardoor de financiële positie van de VvE niet in gevaar komt in het geval van een faillissement van de bestuurder.

Inschrijving Handelsregister

Het bestuur moet zorgdragen voor inschrijving van de VvE en haar bestuursleden in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.

Tags:

bestuur vve, administrateur bestuurder, bevoegdheden bestuur, taken bestuur, plichten bestuur, vve beheerder, financieel beheer, technisch beheer, besluiten bestuur, verzekeringen bestuur, voorzitter vergadering, voorzitter bestuur, beslissingen bestuur, ontslaan bestuur, schorsen bestuur, aansprakelijkheid bestuur, bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering, kvk bestuur